How to Use Mail Merge in LibreOffice Writer

Mail Merge – मेल मर्ज
Mail Merge is LibreOffice tool that allows us to produce multiple documents from a single document using a data source. You use mail merge (मेल मर्ज) when you want to create a set of documents, such as a form letter that is sent to many customers or a sheet of address labels. Each letter (लेटर) or label has the same kind of information, yet the content is unique. For example, in letters (लेटर्स) to your customers, each letter can be personalized to address each customer by name. The unique (यूनिक) information in each letter or label comes from entries in a data source.
मेल मर्ज (Mail merge) लिब्रेऑफिस टूल है जो हमें डेटा सोर्स का उपयोग करके एक ही डॉक्यूमेंट से कई डॉक्यूमेंट बनाने की अनुमति देता है। जब आप डॉक्यूमेंट का एक सेट बनाना चाहते हैं, तो आप मेल मर्ज का उपयोग करते हैं, जैसे कि एक फॉर्म पत्र जो कई ग्राहकों को या पते के लेबल की एक शीट पर भेजा जाता है। प्रत्येक अक्षर या लेबल में एक ही तरह की जानकारी होती है,फिर भी कंटेंट यूनिक होता है। उदाहरण के लिए, अपने ग्राहकों को पत्र में, प्रत्येक पत्र नाम से प्रत्येक ग्राहक को संबोधित करने के लिए व्यक्तिगत हो सकता है। प्रत्येक पत्र या लेबल में यूनिक जानकारी डेटा सोर्स में प्रविष्टियों से आती है। ।
Using Mail Merge: मेल मर्ज का उपयोग करना
The Mail Merge process involves three main steps…..
मेल मर्ज प्रोसेज में तीन मुख्य स्टेप्स शामिल हैं….
1. Connecting the data source with the source document. सोर्स डॉक्यूमेंट के साथ डेटा सोर्स को जोड़ना।
2. Inserting the table fields to the document. टेबल फील्ड को डॉक्यूमेंट में इंसर्ट करना।
3. Produce the output (or merge) the documents. आउटपुट(या मर्ज) डॉक्यूमेंट को बनायें।
Mail Merge Wizard: Starts the Mail Merge Wizard to create form letters or send e-mail messages to many recipients. It also specifies the document that you want to use as a base for the mail merge document. To open Mail Merge Wizard Choose Tools -> Mail Merge Wizard.
मेल मर्ज विजार्ड- मेल मर्ज विजार्ड को पत्र बनाने या कई प्राप्तकर्ताओं को ई-मेल संदेश भेजने के लिए शुरू किया जाता है। यह उस डॉक्यूमेंट को भी निर्दिष्ट करता है, जिसे आप मेल मर्ज डाक्यूमेंट के लिए आधार के रूप में उपयोग करना चाहते हैं। मेल मर्ज विजार्ड ओपेन करने के लिए Tools > Mail Merge Wizard पर जायें।
The following features you will see in the mail merge wizard:
मेल मर्ज विजार्ड में आप निम्नलिखित विशेषतायें देखेंगे
• Use the current document: Use the current Writer document as the base for the mail merge document.
मेल मर्ज डॉक्यूमेंट के लिए बेस के रूप में करेंट राईटर डॉक्यूमेंट का उपयोग करता है।
• Create a new document: Creates a new Writer document to use for the mail merge.
मेल मर्ज के लिए उपयोग करने के लिए एक नया राईटर डॉक्यूमेंट बनाता है।
• Start from existing document: Select an existing Writer document to use as the base for the mail merge document.
मेल मर्ज डॉक्यूमेंट के लिए बेस के रूप में उपयोग करने के लिए एक मौजूदा राईटर डॉक्यूमेंट का चयन करें।
• Browse: Locate the Writer document that you want to use, and then click Open.
राईटर डॉक्यूमेंट को लोकेट करें जिसका उपयोग करना चाहते हैं, और उसके बाद ओपेन पर क्लिक करें।
• Start from a template: Select the template that you want to create your mail merge document with.
टेम्पलेट को सेलेक्ट करें जिसके साथ आप मेल मर्ज डॉक्यूमेंट को क्रियेट करना चाहतें हैं।
• Browse: Opens a template selector dialog box. टेम्पलेट सेलेक्टर डॉयलॉग बॉक्स ओपेन होगा।
• Start from a recently saved starting document: Use an existing mail merge document as the base for a new mail merge document and select the document.
नए मेल मर्ज डॉक्यूमेंट के लिए बेस के रूप में मौजूदा मेल मर्ज डॉक्यूमेंट का उपयोग करें और डॉक्यूमेंट को सेलेक्ट करे।
Follow the steps given below to Start and Send Mail Merge:
स्टार्ट एंड सेंड मेल मर्ज के लिए नीचे दिए गए स्टेप्स फॉलो करें
Step 1: Create data source that can be LibreOffice Base database (or any database) or a LibreOffice Spreadsheet file.
डेटा सोर्स क्रियेट करें जो लिब्रेऑफिस डेटाबेस (या किसी भी डेटाबेस) या लिब्रेऑफिस स्प्रेडशीट फाइल हो सकता है।
Step 2: Create a document template and write the text you want to send.
एक डॉक्यूमेंट टेम्पलेट बनाएं और वह टेक्स्ट लिखें जिसे आप भेजना चाहते हैं।
Step 3: Attach database to the document. For attaching database in writer Go to Edit -> Exchange Database -> Browse -> Select your database file. After selecting you should see the table contents.
डॉक्यूमेंट में डेटाबेस अटैच करें। राईटर में डेटाबेस अटैच करने के लिए
Edit -> Exchange Database -> Browse -> Select your database file पर जायें । सेलेक्ट करने के बाद आपको टेबल कंटेंट को देखना चाहिए।
Step 4: Add fields to the document. Now you should be able to Drag and Drop fields (columns) from the table which is browsed as the database to the document and then go to Tools then click Mail Merge Wizard option. डॉक्यूमेंट्स में फील्ड्स जोड़ें। अब आपको उस टेबल से फील्ड्स (कॉलम) को ड्रैग एंड ड्रॉप करने में सक्षम होना चाहिए, जिस डॉक्यूमेंट में डेटाबेस के रूप में ब्राउज किया गया है और फिर टूल पर जाएं फिर मेल मर्ज विजार्ड ऑप्शन पर क्लिक करें।
Step 5: Create serialized documents. Mail Merge Wizard or click the envelope icon in data sources.
सीरियलाइज्ड डॉक्यूमेंट बनाएं। मेल मर्ज विजार्ड या डेटा सोर्स में इनवलप आइकन पर क्लिक करें।
1. Select starting Document and choose Use the current document. Or
शुरू करने वाले डॉक्यूमेंट का चयन करें और करेंट डाक्यूमेंट का उपयोग कर चुनें। या,
You can also Select other option like ‘Create a New Document’ or ‘Start from existing Document or ‘Start from a template’ or ‘Start from a recently saved starting document’.
आप अन्य विकल्प भी चुन सकतें हैं, जैसे- क्रियेट ए न्यू डॉक्यूमेंट, या स्टार्ट फ्रॉम एक्जिस्टिंग डॉक्यूमेंट, या स्टार्ट फ्रॉमए टेम्पलेट या स्टार्ट फ्रॉम ए रीसेन्टली सेव्ड स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट ।
2. Select document type i.e. what type of document do you want to create like Letter or E-mail message.
डॉक्यूमेंट टाईप को सेलेक्ट करें यानि आप किस तरह का डॉक्यूमेंट बनाना चाहते हैं जैसे लेटर या ई-मेल मैसेज ।
3. Insert address block and click Next.
एड्रैस बॉक्स इंसर्ट करें और नेक्स्ट पर क्लिक करें।
4. Create salutation and click Next.
सॉल्यूटेशन क्रियेट करें और नेक्स्ट पर क्लिक करें।
5. Preview and Edit document and select number of recipient; click next.
प्रिव्यू और एडिट डॉक्यूमेंट और प्राप्तकर्ता की संख्या का चयन करें, नेक्स्ट पर क्लिक करें।
6. Now personalized your mail merge documents and also edit the individual document if you want then Click Next.
अब अपने मेल मर्ज डॉक्यूमेंट को पर्सनलाईज करें और यदि आप चाहें तो व्यक्तिगत डॉक्यूमेंट को भी एडिट करें। नेक्स्टपर क्लिक करें।
7. Now you are able to save, print or send the document. Select the option according to your preference and click Finish.
अब आप डॉक्यूमेंट को सेव, प्रिंट करने या भेजने में सक्षम हैं। अपनी पसंद के अनुसार विकल्प चुनें और फिनिश परक्लिक करें।
Creating a form letter: फॉर्म लेटर को क्रियेट करना
To create a form letter, you need a text document that contains fields for address data and an address database. Then you combine or merge the address data and the text document to either print the letters or send them by e-mail.
फॉर्म लेटर बनाने के लिए आपको एक टेक्स्ट डॉक्यूमेंट की आवश्यकता होती है जिसमें एड्रैस डेट के लिए फील्ड और एक एड्रैस डेटाबेस होता है। फिर आप एड्रैस के डेटा और टेक्स्ट डॉक्यूमेंट को जोड़ते हैं या विलय करते हैं या तो लेटर प्रिंटिंग करते हैं या उन्हें ई-मेल द्वारा भेजते हैं।
Note: If the document is in HTML format, any embedded or linked images will not be sent with the e-mail. यदि डॉक्यूमेंट एचटीएमएल फार्मेट में है, तो कोई भी एम्बेडेड या लिंक की गई इमेज ई-मेल के साथ नहीं भेजी जाएंगी। To create form letter follow the steps given below:
फॉर्म लेटर को क्रियेट करने के लिए नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करें
1. Choose Tools ->Mail Merge Wizard, then you will see the Mail Merge Wizard dialog box.
Tools -> Mail Merge Wizardचुनें, फिर आपको मेल मर्ज विजार्ड डॉयलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
The following is an example of one of many possible ways to navigate the wizard’s pages: विजार्ड के पेजों को नेविगेट करने के कई पॉसिबल तरीकों में से एक निम्नलिखित उदाहरण है
2. Select Start from a template, and click the Browse button, then you will see the New. Dialog box.
एक टेम्पलेट से स्टार्ट का चयन करें, और ब्राउज बटन पर क्लिक करें, फिर आपको नया डॉयलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
3. Select Business Correspondence in the left list, and then “Modern” business letter in the right list. Click
OK to close the Templates dialog box, and click Next in the wizard.
बाई लिस्ट में बिजनेस करस्पॉन्डेन्स का चयन करें, और फिर दाईं लिस्ट में मॉडर्न बिजनेस लेटर। टेम्पलेट डॉयलॉग
बॉक्स को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें, और विजार्ड में नेक्स्ट पर क्लिक करें।
4. Select Letter and click next. लेटर का चयन करें और नेक्स्ट पर क्लिक करें।
5. On the next step of the wizard, click the Select Address List button to check that you are using the
Correct address list. If you want to use an address block, select an address block type, match the data fields if necessary, and click next.
विजार्ड के अगले चरण पर, यह पता करने के लिए कि आप सही एड्रैस लिस्ट का उपयोग कर रहे हैं, ए Select Address List बटन पर क्लिक करें। यदि आप एड्रैस ब्लॉक का उपयोग करना चाहते हैं, तो एड्रैस ब्लॉक का चयन करें, यदि आवश्यक हो तो डेटा फील्ड से मेल खाए और नेक्स्ट क्लिक करें।
6. Next follows the Create a salutation step. Deselect the Insert personalized salutation box. Under General salutation, select the salutation that you want on top of all letters.
इसके बाद एक सॉल्यूटेशन स्टेप बनाएँ। इंसर्ट पर्सनलाइज सॉल्यूटेशन बॉक्स को डीसेलेक्ट करें। जनरल सॉल्यूटेशन केतहत, उस सॉल्यूटेशन का चयन करें जिसे आप सभी अक्षरों के ऊपर चाहते हैं |
7. If you want to place mail merge fields anywhere else in the document select the corresponding column in your address data source and then drag and drop the column header into the document where you would like the field to be.
यदि आप मेल मर्ज फील्ड को डॉक्यूमेंट में कहीं और रखना चाहते हैं, तो अपने एड्रैस डेटा सोर्स में संबंधित कॉलम काचयन करें और फिर कॉलम हेडर को उस डॉक्यूमेंट में ड्रैग और ड्रॉप करें जहाँ आप फील्ड बनाना चाहते हैं।
8. Click next and finally finish creating the mail merge.
मेल मर्ज बनाने के लिए नेक्स्ट एण्ड फाइनली फिनिश पर क्लिक करें।
Saving and Printing Merged Document: मेल मर्ज डॉक्यूमेंट को सेव एवं प्रिंट करना
When you might have created the mail merge document you can go ahead Printing or emailing it having finished and merged. LibreOffice provides you to print all merged documents. You can also Prints the output for all or some recipients.
जब आप मेल मर्ज डॉक्यूमेंट बना सकते हैं, तो आप प्रिंटिंग को आगे बढ़ा सकते हैं या इसे समाप्त और विलय कर सकते हैं। लिब्रेऑफिस आपको सभी मर्ज किए गए डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने की सुविधा प्रदान करता है। आप सभी या कुछ प्राप्तकर्ताओं के लिए आउटपुट प्रिंट भी कर सकते हैं।
To print the document you have first select the Printer then change the printer properties according to your preference. You can Print all documents i.e. Prints documents for all recipients or for only single recipients.
डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने के लिए आप पहले प्रिंटर का चयन करें, फिर पसंद के अनुसार प्रिंटर प्रापर्टीज को बदलें। आप सभी डॉक्यूमेंटों को प्रिंट कर सकतें हैं यानी सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए या केवल एकल प्राप्तकर्ताओं के लिए डॉक्यूमेंट प्रिंट करें।
In the Mail Merge Wizard: For saving, printing or sending the document do the following process.
सेविंग, प्रिंटिंग या डॉक्यूमेंट सेंडिंग के लिए निम्न प्रासेज फॉलो करिये
For saving सेविंग के लिए
1. If you want to save only starting document then choose “Save starting document option form the wizard window.
यदि आप केवल स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट को सेव करना चाहते हैं, तो सेव स्टार्टिंग डॉक्यूमेंट ऑप्शन को विजार्ड विन्डो में से चुनें।
2. If you want to save only merged document then choose “Save merged document option from the wizard window and do the following process…
यदि आप केवल मर्ज किए गए डॉक्यूमेंट को सेव करना चाहते हैं, तो विजार्ड विंडों से सेव मर्ज डॉक्यूमेंट विकल्प चुनें और निम्न प्रक्रिया करें.
If you want to save only single document then choose ‘Save as single document’ or for individual choose ‘Save as individual documents’ and give from………..To………. and click Save Documents.
यदि आप केवल सिंगल डॉक्यूमेंट को सेव करना चाहते हैं, तो सेव एज सिंगल डॉक्यूमेंट या व्यक्तिगत रूप से चुनने के लिए | सेव एज इंडिविजुअल डॉक्यूमेंट सेव पर क्लिक करें।
For Printing….प्रिंटिंग के लिए
3. For printing the merged document you have to select the third option which is ‘Print merged document in the mail merge wizard window.
मर्ज किए गए डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने के लिए आपको तीसरा विकल्प चुनना होगा जो मेल मर्ज विजार्ड विंडो में प्रिंट मर्ज डॉक्यूमेंट के रूप में है।
For Sending merged document….. मर्ज डॉक्यूमेंट सेंड करने के लिए
4. For sending merged document you have to select the fourth option which is ‘Send merged document as E-mail’ in the mail merge wizard window then click Finish.
मर्ज किए गए डॉक्यूमेंट को सेंड करने के लिए आपको चौथा विकल्प चुनना होगा जो मेल मर्ज विजार्ड में सेंड मर्ज डॉक्यूमेंट एज ई-मेल पर क्लिक करें, फिर फिनिश करें।
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