How to Use Mail Merge in Microsoft Word

How to Use Mail Merge in Microsoft Word


Mail Merge is a powerful tool for writing and sending a personalized letter or e-mail to many different people at the same time. Mail Merge imports data from another source such as Excel and then uses that data to replace placeholders throughout your message with the relevant information for each individual you are messaging. You can use it to quickly create personalized messages for hundreds of people at once.

मेल मर्ज के द्वारा एक ही प्रकार के Matter को कई अलग अलग लोगों को अलग अलग Address पर भेजने के लिए तैयार करते है। एक बार में सैकड़ों लोगों के लिए व्यक्तिगत संदेश बनाने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।

1. Create (Letter.docx) File type following application for example.

Dear Mr.

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2. Create one (Data.docx) File World or Excel as Following Format
BALMUKUND MAURIYACAR24/10/20219336243574
RIYAZUDDIN KHANI SMART SPL30/08/20219721904866
AMIT SRIVASTAVACCESS 12501/02/20218299107838
FAIZAN AHMAD KHANCAR21/01/20218299660350
DURGA SHANKARAPACHE19/05/20219919830574
AFTAB YASEENI-TEN28/03/20218400475746
ARIF ALI USMANIAC23/12/20219335764518
IJTEBA SALEEM KHANPOLO CAR13/07/20217607780200

Go to Mailings Menu Select Letters

Microsoft Word Mail Merge1

See the right side Mail Merge Popup, select recipients bar below select

Microsoft Word Mail Merge2

Option (use and existing list) click browse option
Select Data Source Letter File and link Data File
Insert Following Record is specific location

Microsoft Word Mail Merge3

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Microsoft Word Mail Merge4

Select Edit Individual Documents

Microsoft Word Mail Merge5

Select All and Press OK Button

Note: –

Mail Merge का इस्तेमाल वहां पर किया जाता है जैसे कि किसी Organization me 50 Vacancy निकाली गई और उसके लिए 50 लोगों को Call letter भेजना है । जिसमे Application का Matter एक है और Address अलग अलग हैं । पर इसके लिए manually 50 Letter type करना पड़ेगा जो कि बड़ा मुश्किल काम है । इसको अगर mail merge के जरिये करते हैं तो हमें एक Application type करनी पड़ेगी पर इसके लिए Employee का नाम Database में तैयार करना पड़ेगा इसके लिए दो फाइलें बनेगी एक application फाइल दूसरी Data File बस इसके जरिये Mail Merge के द्वारा 50 Application with Address तैयार हो जाएगी जैसा कि हमने ऊपर Example में बताया है ।

Mail Merge Start करने से पहले हमें दो फइलें बनानी पड़ेगी First Letter File एण्ड दूसरी Data file जिसमे Employee का Record होगा जैसे की उसका नाम एड्रेस फोन नंबर इत्यादि इसके बाद Letter File को Open करके Mail Merger Function का use करेंगे Blank Document पर नहीं ।

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